Cine suntem
Operatorul datelor este WEB DESIGN INTELIGENT SRL, firma care dezvoltă și operează platforma GestiuneFlota.ro.
Pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale ne poți scrie la contact@gestiuneflota.ro.
Rolul nostru
În funcție de date, avem unul dintre cele două roluri prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR):
- Operator — pentru datele vizitatorilor site-ului, ale persoanelor care ne trimit o solicitare și ale utilizatorilor, în calitate de titulari de cont (autentificare, securitate, facturarea abonamentului, suport).
- Persoană împuternicită — pentru datele pe care firmele client le introduc în contul lor: șoferi, angajați, clienți de service, documente. Pentru aceste date, operatorul este firma client. Dacă ești șofer sau client al unei astfel de firme, adresează-te mai întâi ei. Vezi și secțiunea 5.
Ce date prelucrăm
| Cine | Date | Sursa |
|---|---|---|
| Persoane care solicită acces sau ne contactează | nume, telefon, email, firmă, număr de mașini, platforme folosite, mesajul transmis | formularele de pe site |
| Utilizatori ai platformei | nume, email, telefon, rol, parolă (stocată doar criptat, ireversibil), data ultimei autentificări | tu sau administratorul firmei tale |
| Date tehnice și de securitate | adresa IP, data și ora autentificărilor (reușite sau eșuate), acțiunile importante din cont (ștergeri, plăți, emiteri de facturi, modificarea setărilor) | generate automat la folosire |
| Reprezentanți ai firmelor client | date de contact și de facturare pentru abonament | firma client |
| Vizitatori ai site-ului | statistici de trafic fără cookie-uri: pagina vizitată, domeniul de proveniență, parametrii de campanie, tipul dispozitivului, browserul, limba, fusul orar, durata și derularea, clicurile pe butoanele principale; un identificator anonim valabil o singură zi (adresa IP nu se salvează) | generate automat la vizitarea site-ului (detalii) |
Nu cerem și nu prelucrăm, în calitate de operator, categorii speciale de date (sănătate, opinii politice, date biometrice etc.).
Scopuri și temeiuri
| Scop | Temei legal (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Crearea și administrarea contului, furnizarea platformei | executarea contractului — alin. (1) lit. b) |
| Răspuns la solicitări de acces, demo sau suport | demersuri înainte de încheierea contractului — lit. b); interes legitim — lit. f) |
| Notificări din platformă (expirări ITP/RCA/permise, rapoarte, resetarea parolei) | executarea contractului — lit. b) |
| Facturarea abonamentului și evidența contabilă | obligație legală — lit. c) |
| Securitate: limitarea încercărilor de autentificare, jurnal de audit, prevenirea abuzurilor | interes legitim — lit. f): protejarea conturilor și a datelor clienților |
| Informări despre schimbări importante ale serviciului | executarea contractului — lit. b) |
| Statistici de trafic ale site-ului (fără cookie-uri), pentru a înțelege ce interesează vizitatorii și ce campanii funcționează | interes legitim — lit. f); poți obiecta oricând activând Global Privacy Control / Do Not Track în browser |
Nu trimitem newslettere comerciale fără acordul tău și nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta.
Datele din conturile clienților
Firmele client pot introduce în platformă, de exemplu: date de identificare și de contact ale șoferilor (inclusiv CNP, adresă, serie de permis și atestat), documente (permis, carte de identitate, cazier, contracte), date despre curse și încasări importate din rapoartele Uber/Bolt, deconturi și plăți, date ale clienților de service și ale mașinilor acestora.
Pentru aceste date acționăm doar pe baza instrucțiunilor clientului, care sunt date prin acțiunile din platformă și prin Termenii și condițiile acceptate. În acest sens ne angajăm (art. 28 GDPR):
- să prelucrăm datele doar pentru furnizarea platformei, nu în alte scopuri;
- să asigurăm confidențialitatea: au acces doar persoanele care au nevoie pentru mentenanță și suport și care au obligația de confidențialitate;
- să aplicăm măsurile de securitate descrise în secțiunea 9;
- să folosim alți împuterniciți (subîmputerniciți) doar cu obligații echivalente și să informăm clienții înainte de a schimba subîmputerniciții principali;
- să ajutăm clientul să răspundă cererilor persoanelor vizate și să îndeplinească obligațiile privind securitatea și evaluarea impactului;
- să notificăm clientul fără întârzieri nejustificate, de regulă în cel mult 48 de ore, dacă aflăm de o încălcare a securității datelor lui;
- să ștergem sau să returnăm datele la încetarea contractului, după perioada de 30 de zile pentru export, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm;
- să punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestor obligații.
Clientul răspunde de existența temeiului legal pentru datele introduse și de informarea persoanelor vizate (de exemplu, a șoferilor săi).
Cui transmitem datele
Nu vindem și nu închiriem date personale. Datele pot ajunge doar la:
- furnizorul de găzduire al serverelor (centre de date din Uniunea Europeană), care stochează baza de date și fișierele;
- serviciul de email folosit pentru notificări și mesaje din platformă;
- SmartBill sau alte servicii de facturare, numai dacă firma client activează integrarea; se transmit datele necesare emiterii facturii;
- contabilul nostru și consultanții profesionali, pentru facturarea abonamentelor;
- autorități publice, numai când legea ne obligă.
Site-ul și platforma nu încarcă scripturi de publicitate, de analiză a traficului ale altor firme sau de la rețele sociale. Statisticile de trafic sunt măsurate pe serverele noastre, fără cookie-uri. Fonturile și librăriile sunt găzduite pe serverele noastre.
Transferuri în afara UE
Stocăm și prelucrăm datele în Uniunea Europeană / Spațiul Economic European. Dacă vreodată un furnizor ar implica un transfer în afara SEE, îl vom face doar cu garanțiile prevăzute de capitolul V din GDPR (de exemplu, decizii de adecvare sau clauze contractuale standard) și vom actualiza această politică.
Cât timp păstrăm datele
| Date | Durata |
|---|---|
| Datele contului și datele introduse de firma client | cât timp contul este activ + 30 de zile după încetare (pentru export), apoi se șterg |
| Cont de probă neconvertit în abonament | 30 de zile după expirarea perioadei de probă |
| Solicitări de acces / mesaje de contact fără cont creat | cel mult 12 luni |
| Încercări de autentificare (email, IP) | 7 zile |
| Statistici de trafic ale site-ului | 13 luni; identificatorul anonim se schimbă zilnic |
| Jurnalul de audit al acțiunilor importante | 2 ani |
| Sesiunea de autentificare | până la deconectare sau cel mult 8 ore de inactivitate |
| Facturile abonamentului și documentele contabile | termenul prevăzut de legislația contabilă (Legea nr. 82/1991) |
| Copii de siguranță | se suprascriu ciclic; datele șterse dispar din ele la finalul ciclului |
Cum protejăm datele
- conexiune criptată (HTTPS) pentru tot traficul;
- parole stocate doar ca hash ireversibil, verificarea parolelor slabe, limitarea încercărilor de autentificare;
- separarea strictă a datelor fiecărei firme în baza de date și roluri cu drepturi diferite (administrator, manager, mecanic, șofer);
- documente încărcate inaccesibile public, descărcate doar după verificarea dreptului de acces;
- protecție împotriva atacurilor de tip CSRF și injecție SQL, antete de securitate, jurnal de audit;
- copii de siguranță periodice și acces administrativ limitat la persoanele care au nevoie de el.
Drepturile tale
Conform articolelor 15–22 din GDPR, ai dreptul:
- de acces — să afli ce date avem despre tine și să primești o copie;
- la rectificare — să corectezi datele inexacte (multe le poți modifica direct din Profilul meu);
- la ștergere — când datele nu mai sunt necesare sau prelucrarea nu are temei;
- la restricționarea prelucrării;
- la portabilitate — să primești datele furnizate de tine într-un format structurat;
- la opoziție — față de prelucrările bazate pe interes legitim;
- să-ți retragi consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe el, fără a afecta prelucrările anterioare.
Trimite cererea la contact@gestiuneflota.ro. Răspundem în cel mult o lună, termen care se poate prelungi cu două luni pentru cereri complexe, cu informarea ta. Putem cere informații suplimentare pentru a-ți confirma identitatea.
Pentru datele introduse de o firmă client (de exemplu, dacă ești șofer al unei flote), cererea se adresează acelei firme. Dacă ne scrii nouă, o transmitem firmei și o ajutăm să-ți răspundă.
Plângeri
Dacă apreciezi că datele tale nu sunt prelucrate legal, te rugăm să ne scrii mai întâi, ca să putem remedia situația. Ai oricând dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro.
Alte informații
- Minori. Platforma se adresează firmelor și nu este destinată persoanelor sub 16 ani.
- Cookie-uri. Folosim doar cookie-uri strict necesare. Detalii în Politica de cookies.
- Modificări. Putem actualiza această politică. Data ultimei versiuni apare în partea de sus a paginii. Schimbările importante se anunță în platformă sau prin email.